两只高音喇叭架在学校操场边的两颗大树上，主席台搭在巨型横幅的下面。是一张讲话的校台，会场最前面一排嘉宾席，是一排学生的课桌。四个村村民坐的地盘划好，到上午十点钟，会场就布置完毕。
雷鹏飞临时改变主意，没有将美丽乡村建设的效果图贴在墙上，或者竖在校门口。他要制造一个气氛，所以把效果图钉在一块大黑板上，他上台演讲时，才让韦芳芳和姚红怡黑板抬出来，展现给村民们看。
准备工作做好，大家心理才踏实下来，早早去食堂吃了中饭，就在坐在办公室里等待嘉宾和参加会议的村民到来。
周凤山，于亚兰和祝华兵三人，都在各自的村里集中村民，然后排着队带到会场上来。一点钟一过，一些嘉宾和记者的车子就一辆辆开了过来。
王能龙站在校门外负责安排这些车辆，都停在学校外面的山路边上，呈一字型排开。最先到达的乡领导，武宝民，龚美丽，张新明等七人，开来两辆车子。
一会儿，县领导也来了。费县长，县改委，县农业局，县建设局等领导，也是七人，但开来四辆车子。记者采访车先后开来五辆，像邢伟平等嘉宾的车子总共有八辆。
村委会办公室已经坐不下，雷鹏飞亲自负责接待和安排。他把县乡领导安排坐在会场最前排的校桌后边，中间是县领导，两边是乡干部和嘉宾。